Departamento de Contratos

Concessões de Espaço Público

 

Instrução do Processo

 

A instrução do processo licitatório é realizada pelo Setor Requerente da concessão do espaço público, na plataforma Solar, através do módulo Sistema de Processos Administrativos – SPA e deverá seguir o seguinte fluxo: Fluxo Licitação Concessões.

 

Para autuar o processo, ao abrir a plataforma Solar, escolha o Módulo do Sistema “SPA“. Selecione a opção “Cadastro de Processo Digital” e inclua as informações que são solicitadas.

 

Documentação do Processo

 

1. Documento de Formalização da Demanda – DFD

É o documento que inicia o processo, elaborado pelo setor que pretende fazer a concessão do espaço público.

Deverá ser utilizado o Modelo de DFD, disponibilizado pelo DPC.

Deverá conter:

• a justificativa da concessão;
• a descrição complementar do espaço a ser concedido;
• a previsão de data em que deve ser iniciada a concessão;
• a indicação dos servidores para compor a equipe de planejamento;
• a ciência dos membros indicados;
• atribuições de cada membro da equipe no planejamento;
• a assinatura ou o “de acordo” ou o despacho no sistema do ordenador de despesa.

O documento de formalização da Demanda-DFD deve ser encaminhado à CCT/DPC com a indicação dos membros da equipe de planejamento, para emissão da Portaria da Equipe de Planejamento.

2. Estudos Técnicos Preliminares – ETP digital – Documento opcional

Estudo Técnico Preliminar (ETP) é o documento que integra a fase de planejamento das contratações públicas e tem o objetivo de demonstrar a real necessidade da contratação, analisar a viabilidade técnica de implementá-la, bem como instruir o arcabouço básico para a elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico.

Para ter acesso ao ETP digital, o servidor deverá seguir as instruções contidas no Formulários e modelos de documentos – FORMULÁRIO SIASG – NOVO ACESSO.

• Deverá ser preenchido no Sistema ETP digital;
• Assinado pela equipe de planejamento
• Manual do ETP Digital 

Após a emissão da Portaria da Equipe de Planejamento, o ETP digital, juntamente com o Mapa de Gerenciamento de Riscos e o DFD cadastrado no PGC, deve ser encaminhado ao SAAP/CCT para análise.

3. Mapa de Riscos – Documento opcional

A gestão de riscos deverá ser realizada na Plataforma do Comprasnet, opção “Gestão de Riscos”;

Para gerar um novo Mapa de Riscos, clique no botão:  “CRIAR”

Deverá ser assinado pela equipe de Planejamento.

Deverá ser atualizado e juntado aos autos do processo de contratação, pelo menos em 4 momentos distintos:

I – ao final da elaboração dos Estudos Preliminares;

II – ao final da elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico;

III – após a fase de Seleção do Fornecedor (certame); e

IV – após eventos relevantes, durante a gestão do contrato pelos servidores responsáveis pela fiscalização.

4. Termo de Referência (TR)

O TRdigital deve ser confeccionado, pela equipe de planejamento, com base nas informações levantadas no Estudo Técnico Preliminar-ETP

O Documento deve ser preenchido na opção “TR em branco”, no Sistema TR digital, com base nos Modelos de Termo de Referência, disponibilizados pelo DPC;

Assinado pela equipe de planejamento e tramitado ao SAAP/CCT para análise.

Salientamos que os modelos de Termo de Referência estão em constante atualização pelo DPC, visando atender as alterações sofridas pela legislação e as recomendações do DPL e da Procuradoria Federal. Sendo assim, não serão aceitos documentos que não correspondam à versão mais recente disponibilizada por este Departamento.

 

O Termo de Referência, juntamente da Pesquisa de Preços e da nova versão do Mapa de gerenciamento de riscos (caso for feito), deverá ser encaminhado ao SAAP/CCT para análise apenas após a conclusão do Estudo Técnico Preliminar-ETPdigital (caso for feito), conforme o fluxo de tramitação do processo .

 

5. Pesquisa de Preço

Esta é a pesquisa para obtenção de preços para formar o valor de referência que constará da licitação.

A pesquisa de Preços deverá ser realizada pela equipe de planejamento, em conformidade com a Instrução Normativa nº 73 SEGES/ME, de 5 de agosto de 2020, utilizando os seguintes parâmetros, de forma combinada ou não:

5.1.  Consulta ao Painel de Preços

• Serão aceitas cotações que se refiram a contratações firmadas no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório;
• Fazer constar formalmente nos autos (no item 7 – Relatório de Pesquisa de Preços) os parâmetros introduzidos para as consultas (ex: Código do Serviço, Ano da Compra, palavras-chave para determinar o Objeto da Compra etc.) – todas as tentativas e combinações de filtros deverão ser mencionadas.
• Manter apenas UM VALOR de cada fornecedor (CNPJ).
• Incluir no processo apenas o “Relatório Detalhado” proveniente da consulta que servirá como base.

5.2. Contratações similares

• Serão aceitas contratações similares de outros entes públicos, firmadas no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório.

5.3. Pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo;

• Serão aceitos dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório, contendo a data e hora de acesso.

5.4. Pesquisa com os fornecedores (orçamentos)

• Será aceita pesquisa direta com fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, desde que os orçamentos considerados estejam compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório;
• Os orçamentos deverão ser detalhados, com os valores em reais e já incluídos todos os custos do fornecedor;
• Devem conter: CNPJ, data, validade, razão social, endereço completo e telefone de contato, nome e assinatura do responsável;
• Só poderão ser incluídos orçamentos provenientes de empresas que não façam parte da pesquisa junto ao Painel de Preços.

Quanto maior o número de preços para compor o valor de referência, melhor!

Contudo, o mínimo necessário são três valores de CNPJs distintos (sejam eles do Painel de Preços, de orçamentos diretamente dos fornecedores, etc) e apenas excepcionalmente, mediante justificativa da autoridade competente, será admitida a pesquisa com menos de 3 preços.

 

6. Mapa Comparativo de Preços

• Planilha que compara os valores obtidos na Pesquisa de Preços e fornece o valor de referência que constará da licitação.
• A comparação ocorrerá para cada item do processo.
• A razão social e o CNPJ das empresas pesquisadas deverão ser informados.
• O critério de julgamento (média, mediana ou menor valor) deverá ser informado, bem como o respectivo resultado por item, que será o valor de referência que constará no Termo de Referência.

 

7. Relatório de Pesquisa de Preços

O Relatório de Pesquisa de Preços serve para dar publicidade dos procedimentos adotados para obtenção do valor de referência, sobre o qual serão dados lances na licitação.

No Relatório de Pesquisa de Preços, a equipe de planejamento deve fazer constar a análise crítica dos preços obtidos através da Pesquisa de Preços, bem como deverá seguir as seguintes orientações:

• Usar como base o Modelo do Relatório de Pesquisa de Preços;
• Em conformidade com as Regras para Realização de Pesquisa de Preços (item 1, alínea c) – Nota Técnica nº 376;
• Sem endereçamento;
• Identificando os servidores responsáveis pela pesquisa;
• Informando o período de realização;
• Narrando o passo-a-passo executado;
• Descrevendo a metodologia utilizada e a análise dos resultados alcançados;
• Indicando as conclusões obtidas a partir da análise e descrição dos eventuais medidas adotadas;
• Rol (lista) de todos os documentos pertinentes, com indicação das respectivas folhas em que se encontram no processo;
• Assinado pela equipe de planejamento.

 

Tramitação do Processo

 

A conformidade da documentação será analisada e, caso não atenda aos requisitos legais, quanto a sua estrutura e conteúdo ou não esteja suficientemente detalhado para efetiva fiscalização da concessão, principalmente quanto a forma de prestação e as obrigações das partes, revisões/ajustes serão solicitadas ao Requerente, a fim de adequar os documentos aos procedimentos da etapa interna da licitação.

A confecção das Minutas da Ata de Registro de Preços e/ou Termo de Contrato ficam a cargo da CCT/DPC. Finalizada a instrução processual, o SAAP encaminhará o processo à PROAD/UFSC, para autorização da abertura de licitação e aprovação dos documentos pela autoridade competente – Pró-Reitor de Administração (conforme art. 7º, § 2º, inc. I da Lei nº 8.666/93).

A tramitação do processo deverá seguir o seguinte fluxo:

• Encaminhamento do DFD ao CCT/DPC para emissão da Portaria da Equipe de Planejamento.
• Encaminhamento do ETPdigital, Mapa de Gerenciamento de Riscos e DFD cadastrado no PGC ao SAAP/CCT para análise do SAAP/CCT.
• Encaminhamento do TRdigital, Mapa de Gerenciamento de Riscos e da Pesquisa de Preços (Relatório de Pesquisa de Preços, Mapa comparativo, documentos comprobatórios da pesquisa de preços) para análise do SAAP/CCT
• Finalizada a instrução processual, a CCT/DPC incluirá as Minutas do Termo de Contrato e da Ata de Registro de Preços e encaminhara o processo para autorização e aprovação da PROAD/UFSC.