Departamento de Contratos

O Kit de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFSC se trata de uma coletânea de documentos, orientações, modelos e materiais complementares preparados para auxiliar os gestores e fiscais de contratos de serviços no exercício de suas funções de acompanhamento contratual. 

O Kit de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFSC atende a IN SEGES 05/2017, saiba mais!

1.  Documentos individualizados de cada contrato
   Os documentos do Kit individualizados de cada contrato estão dispostos em pastas nomeadas com o número do contrato e com seu processo de contratação no SPA. Assim o gestor e fiscal pode identificar facilmente o número processos onde constam todas as documentações e históricos relativos a contratação. Esse documentos são previstos na fase de planejamento e execução da contratação, logo, cada contratação possui uma documentação personalizada, como Termos de Referência, IMR, Termo de Contrato, termos aditivos e/ou apostilamentos, além da própria PORTARIA que designou ou dispensou o gestor/fiscal do contrato.
2. Modelos de documentos utilizados para todos os contratos
   Esse documentos foram elaborados pela CFC/DPC para servirem de modelo para utilização de gestores e fiscais de contratos, com base em modelos produzidos em outros órgão e determinações normativas. O termo de preposto e a declaração de exclusividade de encargos trabalhistas foram elaborados pela CFC/DCP e se tornaram anexos do TR/EDITAL, portanto não devem ser modificados. 
3.  Materiais complementares selecionados.
   Esse materiais são importantes fontes de consultas para os gestores e fiscais de contratos, como a IN 05/2017 e seus anexos, Convenções Coletivas de Trabalho, Pareceres da Procuradoria Federal junto à UFSC, jurisprudências e legislações relacionadas a questões trabalhistas…
    

obs.: Os KITs individualizados de cada contrato serão atualizados a cada nova portaria emitida e os demais itens do KIT serão atualizados constantemente a cada novo modelo criado ou material complementar que for importante para conhecimento dos responsáveis pelo acompanhamento contratual.

Clicando no ícone do KIT no topo da página, o usuário será encaminhado ao diretório do Kit de Gestão e Fiscalização de Contratos no sistema ARQUIVOS.UFSC, onde poderá baixar os itens necessários. Para acessar, utilize a senha encaminhada por e-mail  junto com a portaria de designação/dispensa ou entre em contato no chat UFSC <https://chat.ufsc.br/channel/Atendimento_DPC>.

Abaixo é possível acessar maiores informações sobre os itens que compõe o KIT.

1. Portaria de Gestão e Fiscalização de Contratos
   Segundo a IN SEGES nº05/2017: “Art. 42. Após indicação de que trata o art. 41, a autoridade competente do setor de licitações deverá designar, por ato formal, o gestor, o fiscal e os substitutos.” A portaria é formalização das designações ou dispensas dos(as) servidores (as) das funções de gestores(as) e fiscais de contrato terceirizados. A portaria detalha as funções (gestor/fiscal), modalidade (titular/suplente), setores dos servidores, número do processo de contratação e número do processo ou solicitação digital que tramitou a indicação dos servidores.
2. Edital de Licitação
    É o instrumento convocatório para a realização de licitação. É o documento pelo qual a Administração Pública formaliza a abertura do procedimento licitatório, estabelecendo as regras e condições para que os interessados possam participar.
3. Termo de Referência
   Segundo a IN SEGES nº 05/2017: “Documento que deverá conter os elementos técnicos capazes de propiciar a avaliação do custo, pela Administração, com a contratação e os elementos técnicos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar o serviço a ser contratado e orientar a execução e a fiscalização contratual”. O TR é um anexo do edital de licitação e contém informações mais completas que o próprio termo de contrato em relação à execução do contrato, como os requisitos da contratação, modelo de execução do objeto, modelo de gestão do contrato, os materiais utilizados. Os gestores e fiscais devem ler atentamente as regras previstas nos TRs para que sejam exigidas durante a execução dos contratos ;
4. Planilha de Custo e Formação de Preços em formato xls
   Segundo a IN SEGES nº 05/2017: “documento a ser utilizado para detalhar os componentes de custo que incidem na formação do preço dos serviços, podendo ser adequado pela Administração em função das peculiaridades dos serviços a que se destina, no caso de serviços continuados”. Trata-se da decomposição do custo dos itens do contrato (mão de obra) nas contratações com dedicação exclusiva de mão de obra. Por exemplo, se um posto do contrato custa r$ 5.000,00 para a UFSC, com a planilha será possível identificar desde o custo com salário do trabalhador, gastos patronais, gastos com volantes para coberturas de ausências, até os gastos indiretos e lucros da empresa na composição do valor final. Com a planilha em formato editável é possível identificar a memória de cálculo de cada uma das rubricas (células) que compõe o custo final, assim o fiscal pode verificar, por exemplo, se a empresa está pagando os salários, adicionais de insalubridade/periculosidade, prêmio assiduidade e demais benefícios (ex.: VT e VA) ao trabalhador de acordo com o previsto. Mais informações sobre a planilha no link:<https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/instrucoes-normativas/midias/ElaboraodaPlanilhadeCustoseFormaodePreos.pdf>
5. Instrumento de Medição de Resultados (IMR)
     Segundo a IN 05/2017: “Mecanismo que define, em bases compreensíveis, tangíveis, objetivamente observáveis e comprováveis, os níveis esperados de qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de pagamento”. O IMR deverá ser encaminhado ao preposto da contratada antes da emissão da nota fiscal ou fatura.  Anexo VIII-A: “3.2. A contratada poderá apresentar justificativa para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, que poderá ser aceita pelo fiscal técnico, desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador.”. Após conclusão, a cobrança será emitida com base na avaliação do serviço e caso a haja ajustes no valor a faturar (redução), as retenções tributárias serão efetuadas com a base de cálculo ajustada. O IMR deverá acompanhar cada fatura/nota fiscal atestada para compor o processo de liquidação/pagamento da nota ou fatura. A metodologia de aplicação do IMR se encontra mais detalhada no item 7 ou 8 do TR.Obs: Contratos de concessão de espaço público não possuem IMR
6. Termo de Contrato inicial
    Termo de Contrato assinado pela UFSC e a empresa contratada. Prevê as regras da contratação com base nos dispositivos previstos no Termo de Referência e Edital de Licitação;
7. Aditamentos (Termo Aditivo / Apostilamento) firmado
     O Termo Aditivo (TA) é um instrumento utilizado principalmente para renovações e acréscimos/supressões de quantitativos contratados. Já o Termo de Apostilamento (TAP) é utilizado principalmente para reajustes / repactuações contratuais. Reajuste é a atualização do valor do contrato em razão da aplicação de índice inflacionário previsto em contrato. Repactuação é a atualização do valor do contrato com dedicação exclusiva de com mão de obra em razão de aumento de salário e/ou outros custos dos trabalhadores terceirizados, sendo que para repactuação deverá ser atualizada a Planilha de Custos e Formação de Preços previstas no contrato.; 
8. Garantia contratual
    A garantia contratual é um mecanismo de proteção utilizado pela Administração Pública para assegurar o cumprimento das obrigações assumidas pelo contratado. Ela serve para garantir a execução completa e adequada do contrato, protegendo a Administração de possíveis inadimplementos. Segundo a IN SEGES nº 05/2017, art. 67, que estabelece que “A critério da Administração, independentemente do valor da contratação, poderá ser exigida prestação de garantia nas contratações de serviços, conforme o art. 56 da Lei nº 8.666, de 1993.”e §3º A garantia poderá ser prestada mediante as seguintes modalidades: Caução em dinheiro ou em títulos da dívida pública, Seguro-garantia (mais utilizado atualmente) ou Fiança bancária.

1. Modelo Declaração de Responsabilidade Exclusiva sobre a Quitação de Encargos Trabalhistas e Sociais
    Segundo o Anexo XIII-B da IN 05/2017: “10. Além das disposições acima citadas, a fiscalização administrativa deverá observar, ainda, as seguintes diretrizes: 10.1. Fiscalização inicial (no momento em que a prestação de serviços é iniciada): g.4. declaração de responsabilidade exclusiva da contratada sobre a quitação dos encargos trabalhistas e sociais decorrentes do contrato”. Trata-se de um documento exigido pela IN 05/2017 a fim de afastar a responsabilidade da tomadora (UFSC) sobre o pagamento dos encargos trabalhistas e sociais dos trabalhadores (responsabilidade da empresa contratada), a ser enviado pela contratada à equipe de gestão/fiscalização no primeiro mês de execução contratual.*Obs.: Recomendamos que a declaração enviada pela empresa seja cadastrada no sistema contratos.comprasnet na opção “meu contratos – arquvivos”, caso haja dúvida estamos à deposição para ajudar a fazer o cadastro.
2. Modelo do Termo de Nomeação de Preposto
   – Segundo a IN 05/2017, Art. 44: “O preposto da empresa deve ser formalmente designado pela contratada antes do início da prestação dos serviços, em cujo instrumento deverá constar expressamente os poderes e deveres em relação à execução do objeto.”. O preposto é o representante da empresa formalmente designado responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto à contratante. A IN prevê que aos fiscais não devem dar ordens diretas, fazer reclamações, negociar folgas diretamente com os trabalhadores terceirizados, devendo sempre se reportarem aos prepostos. O termo deve ser enviado à contratada pela equipe de gestão/fiscalização.*Obs.: Após o recebimento do termo preenchido e assinado pela contratada, a gestão/fiscalização do contrato pode encaminhá-lo à CCT/DPC ( e ) para inclusão no processo originário da contratação. Recomendamos também que o termo enviado pela empresa seja cadastrado no sistema contratos.comprasnet, em “meus contratos – opção preposto”, caso haja dúvida estamos à deposição para ajudar a fazer o cadastro.
3. Modelo de Relatório de Desligamento (Gestor-Fiscal)
     Esse modelo foi concebido de forma a privilegiar a gestão do conhecimento, ou seja, que informações relevantes, experiências adquiridas, ocorrências identificadas por um gestor ou fiscal que será desligado do acompanhamento contratual, não se perca nesse processo e possa ser aproveitada pelos servidores que permanecerão nesse acompanhamento ou para as próximas contratações de mesmo objeto. Ademais, atende ao art. 42 da IN 05/2017: “§ 3º O gestor ou fiscais e seus substitutos deverão elaborar relatório registrando as ocorrências sobre a prestação dos serviços referentes ao período de sua atuação quando do seu desligamento ou afastamento definitivo.” e a recomendação da Procuradoria Federal junto à UFSC no que diz respeito a atualização do Mapa de Riscos “Durante a execução, havendo alguma ocorrência relevante, deve ser atualizado o mapa de risco, prevendo as ações para controle, prevenção e mitigação dos impactos, inclusive com ações de contingência, cfe. determina o art. 26, §1º, IV, da Instrução Normativa n. 05/2017/SEGES/MPDG.”;
4. Modelo de Relatório Final de Fiscalização Modelo de Relatório de Desligamento (Gestor-Fiscal)
     – Esse modelo foi concebido de forma a privilegiar a gestão do conhecimento, ou seja, que informações relevantes, experiências adquiridas, ocorrências identificadas por um gestor ou fiscal durante o acompanhamento contratual sejam registradas para subsidiar futuras contratações, principalmente relacionadas ao mesmo objeto do contrato. Segundo a IN 05/2017, Art. 70: “Os fiscais deverão elaborar relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, após a conclusão da prestação do serviço, para ser utilizado como fonte de informações para as futuras contratações.“
5. Modelo de Notificação de Descumprimento Contratual
     – Esse modelo pode ser utilizado pela gestão e fiscalização de contratos terceirizados para notificar a contratada no caso da identificação de uma ocorrência de descumprimento contratual (previsão em contrato, termo de referência, edital), Segundo a IN 05/2017 Art. 46: “As ocorrências acerca da execução contratual deverão ser registradas durante toda a vigência da prestação dos serviços, cabendo ao gestor e fiscais, observadas suas atribuições, a adoção das providências necessárias ao fiel cumprimento das cláusulas contratuais, conforme o disposto nos §§ 1º e 2º do art. 67 da Lei nº 8.666, de 1993.”
6. Modelo de Atestado de Capacidade Técnica
     O Atestado de Capacidade Técnica – consiste na apresentação de documento que comprove e ateste o fornecimento de materiais e/ou serviços prestados pela empresa interessada, emitido por representante legal do contratante, a fim de comprovar a qualificação técnica do interessado nos termos do inciso II, art. 30, da Lei 8.666, de 21 de junho de 1993. (fonte: https://www.gov.br/pt-br/servicos/obter-certificado-de-capacidade-tecnica-junto-a-sudeco). Segundo a Lei 8.666/93 e 14.133/2021: “Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.“, ou seja, os gestores/fiscais são os representantes da administração para acompanhar os contratos e assim capazes de atestarem ou não a capacidade técnica da empresa